یادداشت های جواد قاسمی

مشاوره نخبگان و پويايي روابط عمومي

یکی از مباحث اصلی روابط عمومی در دوران معاصر در شرایطی که جوامع و سازمان های اداری با یک سلسله عملکردهای نو و واقعیت های ارزشی مواجه هستند، جذب و دعوت نخبگان و متخصصان و مشارکت حرفه‌ای و جدی آنان درحوزه ارتباطات است تا از تجربيات این سرمایه ها ارزشمند براي ارتقاء سطح فعاليت هاي روابط عمومي استفاده شود. از نگاه آسیب شناسانه، بزرگ‌ترین چالش برای جامعه روابط عمومی این است که همیاری و مشارکت از آن رخت بر‌بندد و روند كار به اطاعت محض وکورکورانه تبديل شود.
کارگزاران روابط عمومی اثرگذار، زمانی می‌توانند به فعالیت خود به بهترین وجه ادامه دهند که نخست بستر حقوقی و حرفه‌ای مناسبی برای آن‌ها فراهم شود و سپس مدیران به اصل نهادینه کردن مشارکت معتقد باشند و فرصت و بروز شایستگی و لیاقت برای گروه‌های نخبه و کارآمد را فراهم نمايند.

علی رغم اهمیت همیاری و نقش مشارکت عملی در عرصه ی فعالیت ها در روند توسعه‌ی امور، برخي از سازمان های امروزی، فاقد پویایی و روحیه‌ی همکاری در درون خود هستند. این موضوع سبب محروم ماندن سازمان و جامعه‌ی روابط عمومی از رشد و بالندگی لازم، از دست رفتن پشتوانه‌های علمی و تخصصی و نیز افزایش چالش و تعارض در میان گروه‌های کاری و نخبگان فکری و اجرایی می‌گردد.

****************************************************************************

روابط عمومي و اعتبار اجتمايي سازمان

 روابط عمومي بايد ضمن تقويت ارتباطات انساني بسترهاي مناسب رابراي تغيير رفتار سازماني فراهم نمايد.براي اين تغيير رفتار كه از ظرافت خاصي برخوردار است استفاده از نظر كارشناسان و افراد متخصص در حوزه ارتباطات ضرورت پيدا مي كند در اين راستا بهره برداري صحيح ازابزار وامكانات ارتباطي براي جلب مشاركت عمومي به منظور دستيابي به اهداف سازماني هرمؤسسه از مسئوليت هاي عمده هر روابط عمومي است.
به نظر مي رسد، حفظ موقعيت اجتماعي هرسازمان به عهده مديريت وتمامي كاركنان در سطوح مختلف هر موسسه است، اما دراين ميان بيشترين مسئوليت را روابط عمومي برعهده دارد. بدين معناكه اعتبار اجتماعي هرسازمان وپايداري آن درگرو تحقق ماموريت هاي استراتژيك روابط عمومي است. براي انجام اين وظيفه مهم، بكارگيري افراد آگاه، متعهد وصاحب فكر وانديشه زمينه ساز ايجاد روابط عمومي نوين خواهد بود.
براي اينكه روابط عمومي ازچارچوب سنتي به روابط عمومي پيشرو وروزآمد نزديك شود درمرحله اول بايد ماموريت اصلي خود را مشخص نموده به تعيين راهبردها ، سياست ها وبرنامه هاي حوزه ارتباطات سازمان به پردازد . اگر روابط عمومي به گونه اي حركت كند كه اقدامات وفعاليت هايش درجلب مشاركت مخاطبان وافزايش بهره وري سازمان موثر واقع شود . اعتبار اجتمايي موسسه روز به روز در اذهان عموم مردم افزايش خواهد يافت .


****************************************************************************

درك درست از روابط عمومی ضروري است

"زندگی اجتماعي درشرايط پيش رو با تحولات فراوان آن، نيازها، پرسش‌ها و مشکلات تازه‌ای را پديد آورده است كه با اعمال مديريت صحيح راه‌حل‌ها و شيوه‌های پاسخ‌گويی به مسائل و روش‌های برآوردن احتياجات بشر امروزی پيش پای او قرار مي گيرد . می‌دانيم که براي ارتباط مستمر سازمان‌ها و نهاد ها با مردم که سخت تشنه‌ی دانستن وتجزيه و تحليل رويداد‌ها هستند ، اطلاع رساني به روش‌های سنتی گذشته امكان پذير نيست ، لذا وسائل ارتباطی نوين، ابزار‌ها و رسانه‌های مدرن و روش‌های خبررسانی متفاوتی پا به ميدان ارتباطات نهاده‌اند که وسعت و سرعت انتقال دانسته‌ها را دگرگون کرده‌ و خود بر التهاب و اشتياق آموختن افراد تاثيراست.

البته با تحولاتی که در شرايط روز دنيا به وجود آمده و حق مردم را در تعيين سرنوشت جامعه از طريق مشارکت و جمهوريت در عصر ما افزايش داده، تقريبا امکان پنهان کردن واقعيت‌ها از بين رفته و يا تا حد زيادی کاهش يافته و نيز نقش و اهميت افکار عمومی بيش از پيش آشکار گرديده و تلاش جدی برای هدايت اطلاعات و دانسته‌ها رو به فزونی نهاده است.

متاسفانه در برخی از بخش‌های جامعه، شناخت درستی از روابط عمومی و نقش و وظايف اساسی آن وجود ندارد و يا در انتخاب مديران و دست‌اندرکاران روابط عمومی، به تخصص و تجربه‌ی آن‌ها توجه چندانی نمی‌شود که اين امر، تقويت نگرش نادرست و باری به هر جهت از يک روابط عمومی ايده‌آل را، دامن می‌زند و سبب انتظارات نا‌به‌جا از ماهيت تاثير گذار اين نهاد بنيادی می‌گردد که تا از بين بردن اين تصور غير حرفه اي ، نيازمند تلاش فراوان و پيمودن راه درازی هستيم.

****************************************************************************

ویژگی روابط عمومی اثرگذار

روابط عمومی اثرگذار بايدهمسو با بالاترین رده‌های مدیریتی یک سازمان در زمينه سازي براي اتخاذ تصمیمات مهم و راهبردي اقدام نموده و همواره خواسته‌ها و نظرات اساسی سازمان را در زمینه‌ی امور ارتباطی و اطلاع‌رسانی، به منظور هدایت افکار عمومی، به مرحله‌ی اجرا درآورد.

متخصصان و کارگزاران روابط عمومی اثرگذار با برخورداری از دانش و اطلاعات به‌روز، قادرند مديران رادر تصمیم‌گیری‌های اساسي ،بهبود کیفیت فعالیت ها وپديدآوردن ارزش افزوده یاری‌نمايند.

روابط عمومی اثرگذار قادر است به‌طور مستمر شش سیاست عمده را در سازمان‌ خود به‌مرحله‌ی اجرا درآورد:

 - يك تاكيد بر نقش مشاركت و همياري نيروهاي كاري و سرمايه هاي انساني
 - دو، ایجاد ارتباط خردمندانه و بدون تنش بین كاركنان برای دستیابی به اهداف سازماني
 - سه، تفویض مسوولیت و اختیارات بایسته فقط به مديران ،كارشناسان و كاركنان مجرب و توانمند.
 - چهار، ایجاد بستر مناسب برای تعامل بین جوامع درونی و بیرونی سازمان.
 - پنج، تخصصی کردن امر تصمیم‌گیری هماهنگ برای مسوولان رده بالا، با ارايه اطلاعات صحیح و به‌موقع
 - شش، بهره‌گیری سازمان از اجماع شایسته‌ی خرد کارشناسان، خرد مدیریتی و خرد جمعی.

روابط عمومی می‌تواند با بهره گيري ازاين سياست ها، عملکرد سیستم‌های مدیریتی رادر عصر تکثر رسانه‌ها و توسعه‌ی ارتباطات به کمک کارشناسان خود، کارآمد و اثر‌بخش سازد.

****************************************************************************

لزوم تغيير در روند كار روابط عمومي

امروزه سرعت يكي ازمهمترين عناصر موثر در پيشرفت شتاب آور فن آوري
محسوب مي شود . در اين دوره ، پردازش اطلاعات شتابي بي نهايت به جود گرفته است كه از پيامد هاي آن مي توان به رفع محدوديتهاي مخاطب دركوتاه كردن مسير دسترسي به محصولات و خدمات اشاره كرد .
در عرصه رقابتي امروز كه انتظارات شهروندان در مورد كيفيت و نحوه
ارايه خدمات به طور روز افزون در حال تغيير است سازمانهاي آينده نگر بايد
به توانند از طريق روابط عمومي خود پاسخگوي اين نيازها باشند .
در چنين شرايطي با تغيير مفاهيم و كا ركرد هاي ارتباطات در جنبه هاي پاسخگويي ، مسئوليت پذيري ، شفاف سازي ، مفهوم كار وكاركنان در روابط عمومي شكل جديد تري به خود مي گيرد .

در گذر اين تحولات شگرف " روابط عمومي " به عنوان حلقه ارتباط دهنده
نهادها وسازمانها با جامعه ، همچنين عامل پيوند دهنده فرهنگها، آرا و نظرات
گروها وجوامع با يكديگرمحسوب مي شود .
كوتاه ترين زمان در اطلاع رساني ، مهمترين ويژگي عصر ارتباطات به شمار
مي رود ودر اين راستا روابط عمومي ها در جامعه اطلاعاتي بايد با بكار گيري
فن آوري هاي جديد ارتباطي ، خدمات مورد نياز مخاطنان را به سرعت ارايه
دهند. در اين حالت است كه ، روابط عمومي در دنياي مجازي به تعريف جديد نياز دارد در غير اين صورت به واحدي صرفا اداري براي ايجاد ارتباط با مخاطبان در مدت زمان طولاني تبديل مي شود.


****************************************************************************

خطوط کلی ماموریت‌های روابط عمومی

- کمک به تدوین برنامه‌های واقع بینانه و موثر در عرصه‌ی فرهنگي ،ارتباطي واطلاع رساني سازمان .

- کمک به شکل‌گیری فضای اعتماد متقابل بين كاركنان ،مشتريان وذينفعان.

- رصد کردن مستمر تحولات اثرگذار بر سازمان به ویژه از طریق رسانه‌های جمعی .

- کمک به تغذیه‌ی خبری ـ تحلیلی مدیران و کارشناسان در مراحل مختلف تعاملات و مذاکرات با طرف‌های داخلي و خارجی.

- تعامل فعال با طیف مخاطبان ( اعم از بخش‌های سیاست‌گذاری، نظارتی، علمی و تخصصی، نهادهای اجتماعی و مدنی و . . .) و کمک به اصلاح یا تغییر برخی ذهنیت‌ها، باورها و داروی‌ها در راستای واقعیات از طریق اطلاع‌رسانی، ارتباطات حضوری، همایش‌های علمی ـ پژوهشی و کاربردی.

- رصد کردن مستمر مواضع تحلیلی ـ تخصصی نهادهای علمی‌، فرهنگي و ‌اجتماعی مرتبط با سازمان و کمک به تاثیرگذاری منطقی و اقناعی بر آن‌ها؛ و زمینه‌سازی برای بهره‌گیری از بهترین دیدگاه‌ها در تنظیم و اصلاح سیاست‌ها و برنامه‌های سازمان.

- اتخاذ تدابیر مشخص برای تقویت تعاملات متقابل میان مدیران، کارشناسان و کارکنان ، با هدف بسیج همه‌ی توان‌ها، ظرفیت‌ها و خلاقیت‌ها، در تحقق اهداف بلند سازمان، با همکاری و همراهی تمامی مدیریت‌ها.


****************************************************************************

مديريت تغيير در يک نگاه

به تعبير صاحب نظران ، مديريت تحول سازماني مجموعه اي ازنظريه ها ، ارزشها وفنون مبتي برعلوم رفتاري است كه در فرآيند تغيير برنامه ريزي شده سازمانها بكار گرفته مي شود. درزمنيه ضرورت اجراي تغيير و تحول مي توان به موضوعاتي مانند اصلاح ساختار و تشكيلات سازماني ارتقاء سطح انگيزش كاركنان ، بهره گيري از فناوريهاي علمي و نهايتا ً‌ افزايش كارآيي اشاره كرد.

بطوركلي اهداف مديريت تغيير را مي توان دستيابي به بالاترين اثربخشي و ايجاد فضاي مناسب براي ارتباطات صحيح ، و همكاري و تعامل بين مديران و كارشناسان و كاركنان هرسازمان عنوان كرد، عناصر اصلي مديريت تغيير را مي توان استراتژي ها ، خط مشي ها و فرآيندهاي ارتباطي سازمان و منابع انساني برشمرد.

بديهي است كه درروند ايجاد تغيير سطوح مختلفي مانند افراد، سازمان و محيط مورد توجه قرارمي گيرند . در راستاي تحولات اداري ، تغييرات زماني به صورت برنامه اي است كه كوشش آگاهانه و كلي دراداره سازمان جهت دستيابي به نتايج از پيش تعيين شده خواهد بود و گاهي خود جوش براي مقابله با واكنش و آشفتگي ها و زماني ديگر تكاملي است كه بمنظور دگرگوني هاي كوچك و بزرگ سازمان در بلند مدت اتفاق مي افتد .

طرح سئوالاتي از قبيل چرا بايد درسازمان تغيير ايجاد شود ؟ وچه نوع تغييراتي بايد انجام شود ؟ و اين تغييرات درچه سطحي و چگونه صورت گيرد و منابع لازم و روشهاي مورد نظر اين فرآيند كدامند؟ همواره بايد در دستور كار مديريت تغيير قرارگيرد.

دربرابراعمال تغييرات درسازمان همواره مقاومت به علت عادت به شرائط قبلي ، احساس خدشه دارشدن امنيت شغلي و عوامل اقتصادي و فقدان آگاهي از نتيجه تغيير وجود دارد كه راهكار مناسب براي رفع اين اشکال اجراي طرحهاي آموزشي و ارتباطي بمنظور فرهنگ سازي براي جلب مشاركت كاركنان خواهد بود . بطوريكه افراد احساس كنند تغييرات مورد نظر دربهبود وضعيت شغلي آنان اثرگذار بوده و رضايت شغلي بيشتري را ايجاد مي كند.

در اين ميان يكي از اساسي ترين وظايف مديران روابط عمومي شفاف سازي، آگاهي دادن به مخاطبين وفراهم نمودن بستر مناسب براي سرعت بخشيدن به روند تغييرات است .

منبع : مديريت عمومي – سيد مهدي الواني


****************************************************************************

چند توصيه اثر گذار

كاركنان خود را به سبب تلاشي كه مي كنند تشويق نماييد . حتي اگر اين تلاشها با موفقيت همراه نباشد.
نسبت به خود صادق باشيد و قضاوتهاي خود را مورد تجديد نظر قرار دهيد .
در جستجوي نقاط مثبت افراد باشيد نه نقاط ضعف آنها .
به زير دستانتان نشان دهيد كه به آنها اعتماد و اطمينان داريد .
به پاداش و تشويق بيشتر از انتقاد و تنبيه توجه كنيد .
در حفظ شخصيت واحترام د يگران دقت كنيد .
در مورد تصميماتي كه خوش آيند نيست ، دلايل اتخاذ تصميم را براي زير دستان خود تشريح كنيد .
با سعه صدر و گذشت با آنچه مخالف نظر شماست بر خورد نماييد.
از پيشنهادهاي منطقي ديگران به خوبي استقبال كنيد .
از هرتغيير و تحولي ،در جهت بهبود امور استقبال كنيد . زيرا پيشرفت در گرو تغييراست.

****************************************************************************

ترسيم افق هاي روشن

اندیشمندان علوم مدیریت معتقدند شتاب تولید دانش، در سالهای اخیر نسبت به دهه‌های گذشته چند برابر شده است.بنا بر این در دنیای رقابتی امروز، موسسات و سازمان هایی که نتوانند همگام با تغییرات روز افزون فن‌آوری حرکت کنند،محکوم به فنا هستند.

هیچ سازمان و بنگاه اقتصادی خصوصا در سطح کلان نتوانسته است از تاثیر این دگرگونی ها و تغییر و تحولات مصون بمانند.
بدین ترتیب شناخت و بکارگیری تکنیک ها و روشهایی که سازمان های ‍پیشرو آنها را تجربه کرده اند، از مهم ترین وظایف نهادهای توسعه گرا در جهان امروز تلقی می شود و توجه به این مقوله، منشا ثمرات بسیار سودمندی گردیده است.

تجربه نشان داده است که بکارگیری نتایج مطالعات میدانی، در زمینه های مختلف در علوم انسانی به ویژه در حوزه ارتباطات عامل توسعه سازمانهای دانش محوربوده است.
بخش عمده‌ی تحقیقات مدیریتی – ارتباطی نشان می دهد در صورتی که مهم ترین وظایف مدیران را برنامه ریزی، سازمان دهی ، هدایت و راهبری ،ارتباطات وکنترل و نظارت قلمداد کنیم، «ارتباطات» در بین اين وظایف از اهمیت و جایگاه خاصي برخوردار است و بطورقطع ويقين تحقيقاتي كه در اين حوزه انجام مي شود افق هاي روشني را در مسير توسعه براي سازمان تحول گرا ترسيم خواهد نمود.

****************************************************************************

روابط عمومي پيشرو

روابط عمومی" بايد از تمامی ابزارهای ارتباطی ـ رسانه‌ای برای بهبود شناخت مخاطبان نسبت به ماموریت‌ها، توان‌ها و قابلیت‌ها بهره بگیرد و زمینه‌های لازم را برای تقویت، تغییر یا اصلاح ذهنیت‌ها، داوری‌ها و باور‌ها در میان مخاطبان خود (اعم از درون سازمان و برون سازمان) هم‌سو با واقعیات فراهم آورد.

"روابط عمومی" در این راه ، با التزام به هنجارها و ارزش‌های بلند اخلاقی و انسانی در تعاملات اجتماعی با مخاطبان خود ، می‌کوشد تا:

* از شیوه‌های متنوع ارتباطی و کارآمدترین متخصصان در طراحی و تنظیم پیام‌ها و ساماندهی تعاملات با مخاطبان بهره‌گیری کند.
* به جای تبلیغ یک‌ سویه و اغراق‌آمیز، همواره صادق و واقع‌گرا باشد.
* برای رسانه‌های جمعی و نهادهای مدنی و اجتماعی و همه‌ی صاحب‌نظران، حق پرسشگری و پاسخ‌گیری به موقع قایل شود.
* بر کیفیت اقناع منطقی مخاطبان، به جای کمی‌گرایی در انتشار اطلاعات پای بفشارد.
* به اصل سنجش علمی و مستمر بازخورد فعالیت‌های ارتباطی خود پایبند بماند.
* بر تحکیم پیوند متقابل میان مدیران و کارکنان، به عنوان سرمایه‌های اندیشمند و بی‌بدیل در مسیر تحقق اهداف سازمان، همت
گمارد.

در اين فرآيند ها شناخت و آگاهي مديران و كارشناسان حوزه هاي ارتباطات و روابط عمومي نسبت به دانش روز و بهره گيري ازنظريه
هاي دانشمندان علوم ارتباطات اجتماعي بستر ساز توسعه موزون روابط عمومي هاي كشور خواهد بود.

 

****************************************************************************

مردمدار باشيد

کار‌هايتان را بيش از آنچه هست جلوه ندهيد.
با گشاده رويی و بردباری به استحکام ارتباطات کمک کنيد.
مسئوليت کاری که در آن تخصص ندارید به عهده نگيريد.
به آرای عموم احترام بگذاريد و مردم دار باشيد.

حضرت علی (ع)
 

****************************************************************************

نكاتي در باره روابط انساني در سازمان

بالاترين ارزش فرد براي سازمان آن است كه از عهده انجام دادن كارهايي بر مي آيد كه هرگز از ماشين ساخته نيست .بدين معني كه از نيروي تفكر برخودار است و مي تواند براي اثبات انديشه هاي خود اقامه دليل كند .

انگيزه تلاش بيشتر در بين اعضاي سازمان براي رسيدن به هدفهاي آن هنگامي  ايجاد مي گردد كه روابط بسيار نزديك وموثري ميان اعضاي آن سازمان وجود داشته باشد.

اگر دربرابر فكر درست و عملكرد مفيد ديگران عكس العمل مساعد نشان ندهيم خلاقيت و نوآوري محدود مي شود.

آنچه براي شما معني و مفهوم دارد ممكن است براي ديگران فاقد همان معني ومفهوم باشد .

نسبت به استعداد و توانايي هاي زيردستانتان علاقمند باشيد و سعي كنيد آن را به ديگران نشان دهيد .
 

****************************************************************************

چند نکته کاربردی در ارتباطات و روابط عمومی

- ارتباطات در یک سازمان به وجود آورنده تفاهم و اعتماد متقابل است .

- ارتباطات کامل و خوب باعث ایجاد انگیزه ، همفکری ، هماهنگی و در نهایت بهره وری بیشتر می شود .

- انجام تحقیق و مطالعه میدانی برای اصلاح فرآیند های کاری روابط عمومی نباید از نظر مدیران و مسولین روابط عمومی دور بماند .

- انتخاب وسیله ارتباطی مناسب برای انتقال پیام و ایجاد ارتباط صحیح یکی از وظایف مهم روابط عمومی هاست .

- روابط عمومی باید در استقرار نظام پیشنهاد ها در سازمان پیش قدم باشد.

- کم توجهی به ارتباطات مردمی به انزوای روابط عمومی و سازمان منتهی می شود .

- در حوزه روابط عمومی کارهای تخصصی و حرفه ای به اندازه کافی وجود دارد لذا ضروری است از انجام فعالیت های غیر مرتبط پرهیز کنیم .

- افراد بی انگیزه و منفعل روابط عمومی را آسیب پذیر می کنند.

- سرعت ، دقت و کیفیت در پیام های ارتباطی روابط عمومی اهمیت زیادی دارد .

- خدمات ارتباطی روابط عمومی نباید معطوف به بالاترین مقام سازمان باشد به همین لحاظ
" روابط عمومی در خدمت مدیریت است نه مدیر "

****************************************************************************

مدیران تحلیل گر روابط عمومی:
بدون ملاحظات احساسی وعاطفی باعینیت وصداقت به کار میپردازند و علاقمند به ثبات و اطمینان بوده و ازعدم اطمینان و بی ثباتی گریزانند.

مدیران خلاق روابط عمومی:
ازهیچ چیز همه چیز می آفرینند و امکانات بالقوه را به صورت بالفعل درمی آورند

مدیران مخاطره جو وکار افرین:
فرصت های تازه و جدید کاری را شناسایی کرده و از مواجهه با موقعیتهای سخت و دشوار کاری لذت میبرند و خطر درکار را می پذیرند.

مدیران منفعل:
این نوع مدیران با فروتنی و خضوع مدیریت می کنند و قبل از انکه به خود بیندیشند و متکی به خویشتن باشند به دیگران متکی هستند.

مدیران عملگرا:
اغلب به مسایل اجرایی توجه دارند و بیش ازحدانتظار کار میکنند.

مدیران انسانگرا و مردمی:
مدیریتی است گرم و صمیمی و اجتماعی غالبا از طبقات اولیه سازمان به مشاغل مدیریتی رسیده اند و به ارتباطات انسانی و سازمانی توجه خاص دارند این گروه از سایرین در دستیابی به اهداف واقعی روابط عمومی موفق ترند.